Legal Administrative Coordinator (Bilingual)
About the role
La version française suit
Headquartered in Toronto, the Canada Infrastructure Bank (CIB) is responsible for investing in new infrastructure projects. The CIB’s mission is to work with provincial, territorial, municipal, federal, Indigenous and private sector investor partners to transform the way infrastructure is planned, financed and delivered in Canada.
We are currently recruiting for a Legal Administrative Coordinator (Bilingual) to join our dynamic and highly collaborative legal team. The successful candidate will be responsible for providing day-to-day administrative support to the EVP & Chief Legal and Information Officer and will work closely with the VP, Enterprise Legal, as well as providing additional support to the other professionals within the CIB’s legal team.
Your responsibilities include: Prepare, edit and/or proofread sensitive and confidential information relating to the day-to-day accountabilities and activities of the legal team and broader organization (e.g., internal policies and procedures, reports prepared to management committees and the board of directors) Support legal professionals to prepare documents, correspondence and other communications with internal and external stakeholders, as well as administrative management of files in accordance with the CIB’s document management policies and practices Utilize project management skills to help organize, track and follow up on corporate initiative timelines and critical paths that are the responsibilities of the legal team Coordinate and manage meetings, including collaboration with executive and administrative assistants from other departments on management availability and scheduling Arrange, confirm, and prepare briefings for scheduled meetings by obtaining relevant background information, materials, and supporting documents prior to each meeting to properly prepare the senior leadership team Plan, organize, and manage various virtual and on-and-off site meetings and special events, including meetings with the board of directors, employee(s) and with stakeholders, industry groups, and other external parties Make travel and other logistics arrangements and prepare itineraries and agendas, and complete expense reports, for the board of directors and the senior leadership team within the Travel & Hospitality Expense Policy Provide guidance on the expense report process, review and verify expense reports from the board of directors and legal team employee(s) being submitted to the Executive(s) for approval are in line with the Travel & Hospitality Expense Policy Anticipate needs, prioritize tasks appropriately, and apply experience in making decisions and promoting solutions with limited guidance
Your ideal profile: Five (5) years or more experience working as an Administrative Assistant or Legal Assistant in a law firm, office or department where legal matters constituted a substantial part of the day-to-day work responsibilities Legal Assistant Certificate/Diploma, undergraduate degree or equivalent education and experience Bilingual (French and English) – written and verbal (perfect command of terminology, syntax, grammar and punctuation) Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel and PowerPoint), with a proven ability to learn and use new software as required Experience that demonstrates outstanding judgment and organizational skills with attention to detail, the ability to manage and prioritize various competing demands, and the highest level of client service and response High degree of tact and diplomacy, as well as absolute discretion in handling and dealing with confidential, sensitive information Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including staff, board members, government officials, external clients Capability to work independently with minimal supervision while working as a team player Flexibility to occasionally work outside of regular hours is required to support meetings, events or special requirements
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.
At the CIB, we are committed to diversity and equitable access to employment opportunities. If you require an accommodation for the recruitment/interview process (including alternate formats of materials, or accessible meeting rooms or other accommodation), please let us know at accessible@cib-bic.ca and we will work with you to meet your needs.
La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructures. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont les infrastructures sont planifiées, financées et réalisées au Canada.
Actuellement, la BIC est à la recherche d’un·e administrateur·rice, Services juridiques (bilingue) pour se joindre à son équipe juridique dynamique et hautement collaborative. La personne retenue sera responsable de fournir un soutien administratif quotidien au PVP, chef, Services juridiques et information et travaillera en étroite collaboration avec le VP, Services juridiques de l’entreprise, en plus de fournir un soutien supplémentaire aux autres membres de l’équipe juridique de la BIC.
Vos responsabilités : Préparer, éditer et/ou relire des renseignements confidentiels ou sensibles relatifs aux responsabilités et activités quotidiennes de l’équipe juridique et de l’organisation au sens large (p. ex. politiques et procédures internes, rapports préparés pour comités de gestion et le conseil d’administration) Aider les membres de l’équipe juridique à préparer les documents, la correspondance et les autres communications avec les parties prenantes internes et externes, ainsi que la gestion administrative des dossiers conformément aux politiques et pratiques de la BIC en matière de gestion des documents Utiliser ses compétences en gestion de projets pour aider à organiser, à suivre et à faire le suivi des échéanciers des initiatives d’entreprise et des cheminements critiques qui relèvent des membres de l’équipe juridique Coordonner et gérer les réunions, notamment en collaborant avec les adjoint·es de direction et administratif·ves d’autres services sur la disponibilité et la programmation des membres de la direction Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer les membres de l’équipe de gestion Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, dans les locaux de la BIC ou non, y compris des réunions avec les membres du conseil d’administration et du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels et d’autres parties externes Prendre des dispositions en matière de voyages et d’autres aspects logistiques, préparer des itinéraires et des ordres du jour et établir des demandes de remboursement pour le conseil d’administration et l’équipe de gestion dans le cadre de la politique sur les dépenses de voyages et d’accueil Fournir des conseils sur le processus d’établissement des demandes de remboursement, examiner et vérifier que les demandes de remboursement des membres du conseil de direction et de l’équipe juridique soumises à l’approbation de la direction sont conformes à la politique sur les dépenses de voyages et d’accueil Anticiper les besoins, établir l’ordre de priorité des tâches de façon appropriée et appliquer son expérience à la prise de décisions et à la promotion de solutions avec peu d’encadrement
Le profil idéal : Cinq (5) ans ou plus d’expérience à titre d’adjoint·e administratif·ve ou d’adjoint·e juridique dans un cabinet d’avocats, un bureau ou un service où les questions juridiques constituaient une partie importante des responsabilités professionnelles quotidiennes Certificat/diplôme d’adjoint·e juridique, diplôme de premier cycle ou formation et expérience équivalentes Bilingualisme (français et anglais) – à l’écrit et à l’oral (maîtrise de la terminologie, de la syntaxe, de la grammaire et de la ponctuation) Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les fonctionnaires du gouvernement et la clientèle externe Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
Merci de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue seront contactées.
La Banque de l’infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d’accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à accessible@cib-bic.ca.
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Headquartered in Toronto, the Canada Infrastructure Bank (CIB) is responsible for investing in new infrastructure projects. The CIB’s mission is to work with provincial, territorial, municipal, federal, Indigenous and private sector investor partners to transform the way infrastructure is planned, financed and delivered in Canada.
We are currently recruiting for a Legal Administrative Coordinator (Bilingual) to join our dynamic and highly collaborative legal team. The successful candidate will be responsible for providing day-to-day administrative support to the EVP & Chief Legal and Information Officer and will work closely with the VP, Enterprise Legal, as well as providing additional support to the other professionals within the CIB’s legal team.
Your responsibilities include: Prepare, edit and/or proofread sensitive and confidential information relating to the day-to-day accountabilities and activities of the legal team and broader organization (e.g., internal policies and procedures, reports prepared to management committees and the board of directors) Support legal professionals to prepare documents, correspondence and other communications with internal and external stakeholders, as well as administrative management of files in accordance with the CIB’s document management policies and practices Utilize project management skills to help organize, track and follow up on corporate initiative timelines and critical paths that are the responsibilities of the legal team Coordinate and manage meetings, including collaboration with executive and administrative assistants from other departments on management availability and scheduling Arrange, confirm, and prepare briefings for scheduled meetings by obtaining relevant background information, materials, and supporting documents prior to each meeting to properly prepare the senior leadership team Plan, organize, and manage various virtual and on-and-off site meetings and special events, including meetings with the board of directors, employee(s) and with stakeholders, industry groups, and other external parties Make travel and other logistics arrangements and prepare itineraries and agendas, and complete expense reports, for the board of directors and the senior leadership team within the Travel & Hospitality Expense Policy Provide guidance on the expense report process, review and verify expense reports from the board of directors and legal team employee(s) being submitted to the Executive(s) for approval are in line with the Travel & Hospitality Expense Policy Anticipate needs, prioritize tasks appropriately, and apply experience in making decisions and promoting solutions with limited guidance
Your ideal profile: Five (5) years or more experience working as an Administrative Assistant or Legal Assistant in a law firm, office or department where legal matters constituted a substantial part of the day-to-day work responsibilities Legal Assistant Certificate/Diploma, undergraduate degree or equivalent education and experience Bilingual (French and English) – written and verbal (perfect command of terminology, syntax, grammar and punctuation) Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel and PowerPoint), with a proven ability to learn and use new software as required Experience that demonstrates outstanding judgment and organizational skills with attention to detail, the ability to manage and prioritize various competing demands, and the highest level of client service and response High degree of tact and diplomacy, as well as absolute discretion in handling and dealing with confidential, sensitive information Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including staff, board members, government officials, external clients Capability to work independently with minimal supervision while working as a team player Flexibility to occasionally work outside of regular hours is required to support meetings, events or special requirements
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.
At the CIB, we are committed to diversity and equitable access to employment opportunities. If you require an accommodation for the recruitment/interview process (including alternate formats of materials, or accessible meeting rooms or other accommodation), please let us know at accessible@cib-bic.ca and we will work with you to meet your needs.
La Banque de l’infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d’investir dans de nouveaux projets d’infrastructures. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d’investissement pour transformer la façon dont les infrastructures sont planifiées, financées et réalisées au Canada.
Actuellement, la BIC est à la recherche d’un·e administrateur·rice, Services juridiques (bilingue) pour se joindre à son équipe juridique dynamique et hautement collaborative. La personne retenue sera responsable de fournir un soutien administratif quotidien au PVP, chef, Services juridiques et information et travaillera en étroite collaboration avec le VP, Services juridiques de l’entreprise, en plus de fournir un soutien supplémentaire aux autres membres de l’équipe juridique de la BIC.
Vos responsabilités : Préparer, éditer et/ou relire des renseignements confidentiels ou sensibles relatifs aux responsabilités et activités quotidiennes de l’équipe juridique et de l’organisation au sens large (p. ex. politiques et procédures internes, rapports préparés pour comités de gestion et le conseil d’administration) Aider les membres de l’équipe juridique à préparer les documents, la correspondance et les autres communications avec les parties prenantes internes et externes, ainsi que la gestion administrative des dossiers conformément aux politiques et pratiques de la BIC en matière de gestion des documents Utiliser ses compétences en gestion de projets pour aider à organiser, à suivre et à faire le suivi des échéanciers des initiatives d’entreprise et des cheminements critiques qui relèvent des membres de l’équipe juridique Coordonner et gérer les réunions, notamment en collaborant avec les adjoint·es de direction et administratif·ves d’autres services sur la disponibilité et la programmation des membres de la direction Organiser, confirmer et préparer les séances d’information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer les membres de l’équipe de gestion Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, dans les locaux de la BIC ou non, y compris des réunions avec les membres du conseil d’administration et du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels et d’autres parties externes Prendre des dispositions en matière de voyages et d’autres aspects logistiques, préparer des itinéraires et des ordres du jour et établir des demandes de remboursement pour le conseil d’administration et l’équipe de gestion dans le cadre de la politique sur les dépenses de voyages et d’accueil Fournir des conseils sur le processus d’établissement des demandes de remboursement, examiner et vérifier que les demandes de remboursement des membres du conseil de direction et de l’équipe juridique soumises à l’approbation de la direction sont conformes à la politique sur les dépenses de voyages et d’accueil Anticiper les besoins, établir l’ordre de priorité des tâches de façon appropriée et appliquer son expérience à la prise de décisions et à la promotion de solutions avec peu d’encadrement
Le profil idéal : Cinq (5) ans ou plus d’expérience à titre d’adjoint·e administratif·ve ou d’adjoint·e juridique dans un cabinet d’avocats, un bureau ou un service où les questions juridiques constituaient une partie importante des responsabilités professionnelles quotidiennes Certificat/diplôme d’adjoint·e juridique, diplôme de premier cycle ou formation et expérience équivalentes Bilingualisme (français et anglais) – à l’écrit et à l’oral (maîtrise de la terminologie, de la syntaxe, de la grammaire et de la ponctuation) Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin Expérience qui démontre un jugement et un sens de l’organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité à gérer et à établir l’ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d’intervention Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu’une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d’administration, les fonctionnaires du gouvernement et la clientèle externe Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
Merci de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue seront contactées.
La Banque de l’infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l’accès équitable aux occasions d’emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d’un accommodement au cours du processus d’embauche ou d’entrevue (y compris d’autres formats de matériel, d’une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d’accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à accessible@cib-bic.ca.